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INFORMÁTICA PARA PEQUENAS EMPRESAS

Informações sobre produtos, manutenção e implantação de informática para micro e pequenos empresários.

Aconteceu em 14 de abril de 2010, na sede da Microsoft em São Paulo, o lançamento do Office 2010 para seus Parceiros de Negócio. Em poucos dias a Microsoft anunciará o lançamento oficial do Office 2010, com recursos novos que prometem a melhor experiencia possível para seus usuários, seja na empresa, em casa ou na escola, no computador, navegador Web ou Smartphone, com muita ênfase para recursos de colaboração, para o trabalhe compartilhado com diversas pessoas, em diferentes localidades ao mesmo tempo.

Se você pretendia comprar o Office 2007 e deciciu experar o lançamento, não é necessário adiar a compra. Compre conosco o Office 2007 e a Microsoft lhe dará o direito de fazer o upgrade para a versão 2010 gratuitamente.

Você também pode experimentar o Office 2010 fazendo o download da versão para teste no site da Microsoft.

Em breve mais novidades sobre o Office 2010!

Kits Bulk Ink

Posted by admin On abril - 16 - 2010ADD COMMENTS

Segundo fabricantes, a adaptação de impressoras convencionais com os kits bulk ink possibilitam a redução de até 95% dos custos com impressão. De acordo com eles, com 100 ml de tinta bulk de cada cor é possível imprimir, em média, 1500 páginas, a um custo de R$0,02 por página. Na Doutor Info utilizamos o sistema bulk ink em duas impressoras, e estamos de acordo com estes números.

A Doutor Info comercializa e instala kits bulk desde 2007. Acompanhamos vários casos de clientes com kit bulk instalados em 2007 e que apresentaram problema com suas impressoras neste primeiro trimestre de 2010. Os clientes, em sua maioria, descartaram suas impressoras antigas pois os custos de manutenção não compensam o conserto, mas optaram por comprar novas impressoras com bulk.

Através da análise dos relatórios técnicos destes clientes verificamos que uma impressora com kit bulk tem uma durabilidade média de 2 anos. Embora seja dificil encontrar a informação dos fabricantes de impressoras
em relação à vida útil das mesmas, empresas especializadas em manutenção de impressoras referem que a vida útil de uma impressora com cartuchos convencionais é de 3 a 5 anos. A vida útil das impressoras depende muito da sua manutenção e do número de impressões realizadas.

Dentre as causas possíveis para justificar a redução da vida útil da aimpressora, podemos listar a própria adaptação do produto, ou seja, o bulk é uma adaptação da impressora, que não está de acordo com o uso e a engenharia original do equipamento, bem como o uso de tinta não original.

Mas outros fatores contrinuem fortemente para a diminuição da vida útil da impressora, por exemplo, devido ao baixo custo de impressão, o uso do bulk aumenta significativamente o número de impressões que o cliente realiza. Isto pode ser facilmente dimensionado pelo aumento dos gastos com papel. Em outras palavras, sem o bulk, para economizar o cartucho de tinta, os clientes costumam imprimir pouco, e costumam contratar serviços terceirizados de xerox e similares para quantidades maiores de material, apostilas, fotos, folders, entre outros.

Com o bulk, o cliente passa a realizar estas impressões “em casa”, muitas vezes sobrecarregando a sua impressora. No geral, os bulks são instalados em impressoras domésticas que não estão preparadas para suportar alta carga de impressão, ou ainda em impressoras domésticas obsoletas, que já estavam com sua vida útil comprometida/reduzida, e passam a ter uma carga de trabalho que jamais tiveram antes.

Por outro lado, como no final da vida útil das impressoras com bulk a maioria dos clientes acaba por adquirir uma nova impressora com bulk, acreditamos que o que foi economizado durante o tempo de vida da impressora compensou a diminuição da vida útil. O cliente costuma dizer “jogo fora a impressora e compro outra, pois o preço de uma impressora é o mesmo de seu jogo de cartuchos” .

Algo importante a ser dito é em relação à performance da impressora. Alguns clientes reclamam que a impressora ficou lenta quando colocou o bulk. Na verdade, o kit funciona exclusivamente com a impressão em alta qualidade/fotográfica, e por isso fica mais lenta do que se utilizada no modo rascunho ou no modo texto. Em muitos casos a economia compensa a diminuição da velocidade de impressão, sem tanto impacto para o cliente. No entanto, se velocidade de impressão é essencial para o negócio do cliente, o bulk não é a melhor opção.

Além disso, o cliente deverá aprender a manusear a impressora com bulk, por exemplo, realizando manutenções recorrentes, alimentando corretamente com tinta, e cuidando dos reservatórios. Também deverá estar consicnete de que a adaptação implica na perda de garantia de fábrica da impressora. cabe ressaltar que a garantia também é perdida se o fabricante constatar que foram utilizados cartuchos não-originais de qualquer tipo.

Também verificamos o índice de suporte técnico realizados para estes clientes durante os anos de 2007, 2008 e 2009. Os chamados mais frequentes referiram-se a: (a) casos em que o cliente estava com dificuldade de manipular a impressora no geral, (b) papel atolado, (c) atingiu o número máximo de impressões sendo necessário resetar, (d) dificuldade/erro ao carregar a tinta (e) falta de manutenção geral/cuidados (não seguiu orientações), (f) 6% por necessidade de readaptação/ajuste do kit na impressora.

Atualmente empresas de todos os tamanhos precisam investir em computadores, programas, e em treinamento de funcionários para ganhar competitividade.

Um estudo de 2001 do Instituto de Pesquisa Keystone Strategy, publicado na Harvard Business Review, realizado com pequenas e médias empresas do Brasil, EUA, e Alemanha,mostrou que o uso de tecnologia da informação (TI) está diretamente relacionado ao aumento do faturamento da empresa e da lucratividade do negócio.

Além de aumentar a lucratividade, nvestimento em tecnlogia pode gerar uma significativa redução os custos da empresa. Um estudo do Canal de Varejo do Programa de Administração do Varejo (PROVAR) da USP, apontou que, enquanto as grandes empresas perdem até 2% do seu faturamento devido a furtos, as pequenas empresas perdem a mesma porcentagem devido à má gestão, como falta de controle de estoque, de entradas e desaídas, erros administrativos, compras erradas, falta de organização e até mesmo falta de conhecimento do faturamento da empresa. De acordo com O Prof. Nuno Couto, do PROVAR-USP, o uso de sistemas pode reduzir em até 15% as perdas de um estabelecimento. 

No artigo de Viviane Maia na revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios de abril de 2008, ela afirma que “fazer os cálculos de retorno de investimento evita que a empresa de um tiro no escuro ao optar por esta ou aquela solução de tecnologia.”

Assim, o primeiro passo de qualquer empresa, para obter o retorno esperado, é saber comprar/investir em tecnologia. Um estudo prévio deve considerar os objetivos do negócio e alinhar soluções de informática  a eles. Como costumamos dizer, os equipamentos de informática devem operar como ferramentas estratégicas para o negócio, e não simplesmente como ferramentas operacionais. 

Para calcular o retorno do invetimento é necessário estabelecer indicadores para medir o desempenho. São alguns indicadores:

Com o investimento em tecnologia você/sua empresa…

  • obteve facilidade de identificar novas oportunidades de negócio
  • conseguiu controlar efetivamente o negócio
  • facilitou a tomada de decisão pois ficou mais fácil identificar pontos fracos e fortes do negócio
  • conseguiu reduziro tempo de produção e ao mesmo tempo aumentou a produtividade
  • reduziu o numero de funcionários para a execução de tarefas operacionais
  • diminuiu a quantidade de retrabalho e de erros
  • ganhou agilidade no atendimento                                    

Estes indicadores são apenas sugestões. Os objetivos gerais e específicos do seu negócio devem  estar claros e um prazo para alcançá-los deve ser estipulado. Utilize seus objetivos como indicadores para saber se o seu invetimento em tecnologia está se pagando.

Em artigo recente tratamos das vantagens da digitalização de documentos. No entanto, após a decisão de digitalizá-los, surgem novas questões: Como localizar rapidamente estes documentos? Como deixá-los acessíveis apenas para determinadas pessoas da empresa? Como garantir a integridade destes documentos e a segurança dos mesmos?

Digitalizar os documentos é parte do que chamamos de Gestão Documental, que abrange uma série de ações para que a informação armazenada seja localizada, esteja íntegra e segura, e tenha validade jurídica. Estas ações, no geral não são diferentes daquelas aplicadas ao armazenamento de papéis. Assim sendo:

  • Defina o que será armazenado
  • Separe os documentos de acordo com a natureza jurídica, o motivo de guarda e o estado de conservação do original
  • Defina o destino da documentação original, ou seja, se ela será guardada ou eliminada, e por quanto tempo será guardada.
  • Defina por quanto tempo os documentos difitais deverão ser guardados.
  • Defina quem terá acesso aos documentos.
  • Defina como os documentos deverão ser manuseados.
  • Defina o grau de confidencialidade dos documentos.
  • Defina como será armazenado.
  • Defina a rotina de backup destas informações.
  • Defina como as informações serão descartadas. 

Referencia Bibliográfica: PINHEIRO, PATRÍCIA “Como está a gestão documental e guarda das provas eletrônicas nas empresas?” - revista Partner Sales edição Janeiro/Fevereiro de 2009 (página 14.)