O conceito “GED” (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) não é novo, e atualmente tem conquistado empresas de maior porte que terceirizam seus processos de impressão para reduzir custos, e integrarem estes documentos digitais aos seus sistemas de gestão a fim de ganhar agilidade.
Na pequena empresa nós também podemos fazer uso do conceito para criar rotinas que reduzam nossos custos com impressão ao mesmo tempo em que agilizam nossos processos.
Você pode, por exemplo, enviar sua nota fiscal eletrônica e o boleto de cobrança para seus clientes através do e-mail e economizar com a impressão e com os custos de envio. No seu computador você pode criar pastas e sub-pastas por cliente e armazenar os arquivos enviados para a necessidade de um reenvio.
Na nossa empresa digitalizamos todas as notas fiscais de entrada e seus respectivos boletos e comprovantes de pagamento antes de encaminhá-los para a contabilidade. Este procedimento já faz parte da nossa rotina, e é sempre muito útil quando precisamos abrir chamados de reparo e garantia de peças junto aos fabricantes, comprovar um pagamento e encaminhar por email o comprovante, ou mesmo tirar dúvida sobre uma nota ou um pagamento, e para enviar documentações exigidas para análise de crédito em fornecedores. Também é um backup, já que estes documentos deixam a nossa empresa e podem ser extraviados.
Assim, nunca mais precisamos solicitar algum documento à contabilidade, o que agilizou muito nossos processos, já que podemos resolver com 3 cliques um problema localizando o arquivo na pasta e anexando no email.
Também temos pastas individuais para nossos clientes onde armazenamos emails, cheques digitalizados, comprovantes de pagamento que foram enviados por fax, relatórios tecnicos, contratos, e orçamentos.
A digitalização de arquivos permite que você armazene tudo o que desejar sem a necessidade da impressão do documento. Você pode imprimi-lo apenas e quando necessitar. Além dos custos de impressão, você economiza com os custos de armazenamento. Você precisará de menos pastas, menos arquivos, menos envelopes e, principalmente, poderá economizar muito espaço.
Muitos clientes optam por digitalizar seus documentos para liberar uma sala, seja para colocar um funcionário para gerar mais receita para a empresa, seja para deixar de pagar o aluguel da sala “extra” cuja única utilidade é servir de deposito para os arquivos.
A digitalização também pode ser parte de um processo de recuperação de documentos em papel que estão mofando ou amarelados. Muitas vezes trata-se de papéis que você não quer perder por completo, mas que já não são necessários para a empresa.
Clínicas médicas que atendemos e utilizam o sistema Doctor´s Office costumam digitalizar exames que os pacientes trazem de outros médicos e laboratórios e salvá-los denro do histórico do paciente no próprio programa. Esta rotina enriquece o histórico, evita os custos com impressão e arquivo de papéis, agiliza o acesso ao histórico do paciente e facilita o médico no dia-a-dia, que pode facilmente consultar a documentação durante ou após a consulta.
Em resumo, é mais barato e fácil manusear e compartilhar documentos digitais. Para transformar seus documentos em arquivos digitais, você vai precisar de um escaner de mesa ou uma impressora multifuncional com escaner, e estabelecer uma rotina.
Em artigo recente tratamos das vantagens da digitalização de documentos. No entanto, após a decisão de digitalizá-los, surgem novas questões: Como localizar rapidamente estes documentos? Como deixá-los acessíveis apenas para determinadas pessoas da empresa? Como garantir a integridade destes documentos e a segurança dos mesmos?
