Em artigo recente tratamos das vantagens da digitalização de documentos. No entanto, após a decisão de digitalizá-los, surgem novas questões: Como localizar rapidamente estes documentos? Como deixá-los acessíveis apenas para determinadas pessoas da empresa? Como garantir a integridade destes documentos e a segurança dos mesmos?
Digitalizar os documentos é parte do que chamamos de Gestão Documental, que abrange uma série de ações para que a informação armazenada seja localizada, esteja íntegra e segura, e tenha validade jurídica. Estas ações, no geral não são diferentes daquelas aplicadas ao armazenamento de papéis. Assim sendo:
- Defina o que será armazenado
- Separe os documentos de acordo com a natureza jurídica, o motivo de guarda e o estado de conservação do original
- Defina o destino da documentação original, ou seja, se ela será guardada ou eliminada, e por quanto tempo será guardada.
- Defina por quanto tempo os documentos difitais deverão ser guardados.
- Defina quem terá acesso aos documentos.
- Defina como os documentos deverão ser manuseados.
- Defina o grau de confidencialidade dos documentos.
- Defina como será armazenado.
- Defina a rotina de backup destas informações.
- Defina como as informações serão descartadas.
Referencia Bibliográfica: PINHEIRO, PATRÍCIA “Como está a gestão documental e guarda das provas eletrônicas nas empresas?” - revista Partner Sales edição Janeiro/Fevereiro de 2009 (página 14.)
